اعضای هر کانون موظف‌اند اعلام کاندیداتوری خود را حداکثر ۷۲ ساعت پیش از زمان برگزاری نوبت دوم انتخابات هیأت‌مدیره، اعلام کنند. عدم اعلام نامزدی در این مهلت، امکان حضور در فهرست نامزدهای همان دوره را از اعضا سلب می‌کند. این مقررات برای تمامی کانون‌های تخصصی خانه موسیقی لازم‌الاجراست.
در کنار مهلت نام‌نویسی، ماده ۷ آیین‌نامه انتخابات نیز نحوه استفاده از وکالت در مجامع عمومی را مشخص کرده است. بر اساس این ماده، اعضایی که قادر به حضور در روز مجمع نیستند، می‌توانند حق رأی خود را به صورت کتبی به یکی از اعضای همان کانون واگذار کنند. هر عضو تنها مجاز به دریافت یک وکالت و موظف است هنگام ورود به مجمع، اصل برگه وکالت را به بازرس ارائه دهد.
طبق تبصره همین ماده، اعضایی که قصد حضور در مجمع با استفاده از وکالت کتبی را دارند، باید حداقل ۷۲ ساعت پیش از برگزاری جلسه، با در دست داشتن اصل برگه اعطای وکالت، کپی کارت عضویت خود و موکل و تصویر کارت معتبر عضو وکالت‌دهنده، از طریق شبکه‌های مجازی خانه موسیقی نسبت به اخذ تأییدیه کتبی احراز وکالت اقدام کنند.
خانه موسیقی تأکید کرده رعایت این زمان‌بندی برای ثبت نامزدی و نیز احراز وکالت، برای برگزاری منظم، شفاف و قانونی انتخابات تمامی کانون‌ها ضروری است.
